CASE
事例紹介
社屋統合にともなう備蓄の見直し
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状況
こちらの企業様は、それまで部門ごとに別の建物で業務を行っており、それぞれの建物の保管スペースや予算など、部門の実情に合わせて別々に防災備蓄品を揃えていらっしゃいましたが、新社屋の完成により全部門が一つの建物に統合されるのを機に、備蓄品を全社で統一し一元管理したいとお考えでした。
しかしながら、建物ごとに購入アイテムや購入時期が違っていたことに加え、賞味期限の管理や実在庫の把握などの管理レベルもまちまちだったことから、引っ越し前までに備蓄品の全体像を把握することができませんでした。
さらに、ご担当者様が移転業務の忙しさの中で備蓄品の件は後回しにされてしまい、結果、とりあえず空いている倉庫にあるものを全部入れて引っ越しを終えた為、現状把握がまったくできない状況となってしまいました。
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ご提案内容
移転後すぐにご依頼を受け、弊社の方で在庫品の整理と棚卸しを行い、使えるもの、廃棄するものをリスト化し、購入するアイテムについてもご提案をさせていただきました。
【備蓄品一元管理のポイント】
1.現状の備蓄品、どの部門が何をどれくらい持っているかの把握
2.会社としての備蓄の考え方の整理と各部門とのコンセンサス
3.購買ルートの周知とガバナンスの徹底
会社としての備蓄の考え方の整理とそれに伴う備蓄の再構築
棚卸しの結果をもとに、弊社とご担当者様とで、これまで各部門のご担当様が知恵を絞って進めてこられた防災対策を再検証し、新社屋の環境に合わせ良いものは残し、新たに強化すべきものは何かを議論し、会社としての備蓄の考え方をまとめました。
次に、現状持っているものと照らし合わせ不足しているアイテムと、その量を洗い出し、補充計画を作成いたしました。
個人で持つもの、フロアごとに持つもの、建物全体で持つものをはっきりさせる
都心の高層ビルの場合、停電が無くても点検が終わるまではエレベーターは稼働しません。複数フロアを使う場合、備蓄品を1フロアに集めてしまうと、いざというときに備蓄品の移動にかかる時間と労力が大変です。
水のような重量物は、分散配置することが理想です。
本来はであれば、建物の設計の段階で防災備蓄倉庫を各フロアに落とし込んでおくことが理想です。
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改善結果
備蓄品倉庫の再構築
各フロアに人数に応じた配置計画を作成し、休日を使って倉庫の備蓄品の移動を行いました。
また、弊社の期限管理を使うことで、次年度からの入替え計画などが早期に作ることができるようになり、全社の備蓄品の一元管理も同時に実現することができ、ご担当者様の負担を大幅に軽減することができました。